CONSORCIO AVANCE DOCUMENTAL
CUSTODIA DE DOCUMENTOS & GESTIÓN DOCUMENTAL
La custodia de archivos es un servicio mediante el cual se almacenan y administran los documentos de una empresa ya sea en medios físicos o electrónicos, garantizando la seguridad, cumplimiento de las normativas y trazabilidad de sus documentos. Nuestro equipo de profesionales se ocupa de ello, gracias entre otras cosas a un software especializado para la administración de nuestras bodegas.
Nuestro servicio de custodia optimiza tiempo y recursos, además de garantizar la conservación, seguridad, disponibilidad y confidencialidad de su información. Tenemos experiencia custodiando y almacenado archivos en nuestro Centro de Procesamiento Documental de forma técnica y profesional.
RAZONES PARA CONTRATAR NUESTRO SERVICIO.
- Se puede olvidar de las montañas de documentos acumulados a lo largo de los años ocupando espacios dentro y fuera de su Empresa.
- No dispone de espacio necesario para almacenar el archivo.
- No poder garantizar la conservación, seguridad, disponibilidad y confidencialidad de sus documentos.
- Falta de equipos logisticos y tecnologicos para acondicionar una bodega en su Empresa.
- Carencia de personal especializado en Gestión Documental.
- Obligación de conservar los documentos hasta por 80 años.
- Dificil acceso a la información para responder requerimientos administrativos, laborales, fiscales, judiciales y entes de control.
- Contrata con una empresa legal, Cumplimos con los requerimientos legales para contratar todos los servicios archivísticos. Contamos en nuestra planta de personal con profesionales con formación académica en Archivística de conformidad con lo establecido en la Ley 1409 de 2010, Ley 594 de 2000 y Acuerdo 008 de 2014 del AGN.
SOFTWARE ESPECIALIZADO PARA CUSTODIA DE ARCHIVOS
- No tiene que instalar programas en sus equipos.
- Gestione su información desde cualquier dispositivo
- Actualizaciones permanentes.
- Administrador de empresas, oficinas y usuarios con niveles de acceso y roles.
- Gestor de Inventarios documentales.
- Histórico de entregas.
- Inventarios por oficina.
- Ubicación exacta de sus cajas en la bodega.
- Estadísticas: Cantidad de cajas, carpetas, paquetes, metros lineales, crecimiento anual de su archivo en custodia.
- Gestor de préstamos y devoluciones documentos
- Sistema de alarmas, trazabilidad y auditoria.
- Informes de documentos en préstamo y no devueltos por oficina.
- Listados de movimientos históricos.
PROCESO CUSTODIA DOCUMENTAL
- Recogemos los archivos a entregar en custodia en las instalaciones de su empresa.
- Validamos los inventarios punteando el 100% de los registros y expedientes físicos.
- Cuarentena documental para su desinfección y control de riesgo biológico.
- Sistematizamos sus inventarios para búsqueda y generar los stickers de las para el control de las cajas.
- Archivamos las cajas de manera anónima.
- El préstamo de documentos se realiza por medio del nuestro software para generar el acta de entrega.
Llevamos los documentos a sus instalaciones o le enviamos una copia digitalizada a si correo electrónico o servicio de mensajería instantánea. - Devuélvanos los documentos en nuestro software y recogemos los expedientes físicos en sus instalaciones.
BENEFICIOS
- La existencia de un software especializado en el proceso de custodia permite solicitar documentos en cualquier momento de manera segura.
- Cuesta mucho menos que almacenarlo en las instalaciones de la Empresa, el espacio de trabajo que se libera se puede utilizar para generar ingresos.
- Mejora la seguridad y acceso a la documentación con sistemas de seguridad e identificación de accesos que una Empresa no va implementar en su archivo.
- Servicio Puerta a Puerta, entrega en mano: llevamos y traemos los documentos que necesite manteniendo en todo momento la confidencialidad y la custodia de estos.
- Cumplir con los requerimientos normativos sobre la custodia documental no siempre es sencillo. Se necesita personal cualificado, herramientas informáticas seguras e instalaciones adecuadas con sistemas de protección frente a posibles siniestros.
